MENGGANDAKAN DOKUMEN

Pengantar
Perusahaan apapun bentuknya, baik itu perusahaan besar atau kecil, baik itu lembaga pemerintah maupun swasta, tidak lepas dari suatu kegiatan yang disebut dengan kegiatan penggandaan. Terbukti kegiatan penggandaan dokumen, mampu memperlancar kegiatan suatu kantor, serta mempermudah penyampaian informasi, misalnya : Materi rapat dapat dicetak sebanyak peserta rapat. Untuk lebih jelasnya tentang kegiatan penggandaan, pelajarilah kompetensi berikut ini.

Pengertian Penggandaan

Mesin Pengganda
Sebelum mengoperasikan alat pengganda, terlebih dahulu anda mengetahui arti kata penggandaan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka, ditulis arti kata penggandaan, yakni : proses, cara, perbuatan menggandakan. Jadi kata menggandakan dapat diartikan, usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Dapat diartikan pula penggandaan dokumen, berarti suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda. Adapun pekerjaan yang dapat digandakan atau diperbanyak, antara lain : memperbanyak naskah atau dokumen sebagai bahan suatu pekerjaan, misalnya : memperbanyak undangan, memperbanyak bahan materi rapat dan sebagainya





Fungsi Penggandaan
Setiap organisasi yang besar atau kecil dengan tujuan yang berbeda-beda, tentu di dalamnya terdapat bagian yang melaksanakan tugas pokok dan bagian-bagian lain yang melaksanakan tugas penunjang.

Salah satu yang melaksanakan tugas penunjang adalah bagian penggandaan. Adapun fungsi bagian penggandaan bagi suatu kantor, antara lain :
1. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin
2. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya
3. Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan
4. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya
5. Memberikan pelayanan informasi secara optimal dalam rangka efektivitas penyelesaian pekerjaan kantor.
Macam-Macam Alat Pengganda
Maraknya teknologi digital memberi pengaruh besar terhadap kecepatan pekerjaan bagi suatu kantor, terutama pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penggandaan dokumen, misalnya alat pengganda yang mampu mengirim tetapi dapat juga menerima, sekaligus mengkopi langsung semua dokumen yang dikirim.
Mesin pengganda banyak macamnya, antara lain :
1. Mesin foto copy biasa, yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.


2. Mesin rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.

3. Mesin stensil, yakni : suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil untuk digunakan membuat master copy, dan untuk menutup bagian sheet stensil yang salah ditutup dengan koreksi lak.
Untuk membuat master copy dapat menggunakan mesin ketik ( dengan cara memindahkan tulisan dengan mengetik di atas sheet stencil ), menggunakan printer ( mencetak di atas sheet stncyl tanpa menggunakan tinta ), atau pena stylus ( dengan menulis di atas sheet stencyl ).
Hasil yang diperoleh terdapat lubang – lubang sablon huruf , karakter, gambar yang akan digunakan untuk lewat tinta ketika pada proses penggandaan pada mesin stensil.





alat Pengganda
Dalam materi ini, anda akan mempelajari satu macam alat pengganda, yakni mesin foto copy, dan anda perlu mengetahui terlebih dahulu sejarah foto copy. Pada tahun 1939 seorang ahli fisika Amerika Serikat bernama Chester F. Carison, menemukan proses duplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik statis
Proses ini diberi nama xerography yang berarti tulisan kering, dari bahasa Yunani, lalu mesin ini diberi nama xerox. Ada beberapa jenis ukuran alat foto copy antara lain :
1. Mesin foto copy kecil (Portable), dengan ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing, kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm)


2. Mesin foto copy sedang (standar), dengan ciri – ciri berat mesin ± 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4 (257x364 mm)



3. Mesin foto copy besar, berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar per menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna, serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis.

Mesin Foto Copy
Proses foto copy dimulai pada saat dokumen asli yang akan diduplikasikan diletakkan pada permukaan kaca. Kemudian dokumen tersebut disinari dengan cahaya yang berjalan. Bagian kertas putih akan memantulkan cahaya lebih banyak daripada bagian yang berwarna, untuk lebih jelas pelajarilah terlebih dahulu bagian-bagian dari mesin foto copy, sebagai berikut :
1. Tutup asli (original cover, original holder, platen cover). Berfungsi untuk menutup atau memegang lembaran asli yang akan dicopy

2. Kaca tempat asli (original glass). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli, pada bagian tepi kanan terdapat skala yang perbangkal pada titik tengah. Skala ini berfungsi untuk mengatur lembaran asli agar tepat pada posisi tengah

3. Papan tempat asli (original tray, original support). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli yang belum dicopy atau yang sudah dicopy.

4. Tombol on–off (on-off switch, power switch). Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin.

5. Papan hasil penggandaan (copy tray). Berfungsi sebagai tempat penampung hasil penggandaan

6. Kerangka mesin. Pada mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup mesin yang mudah dibuka untuk mengganti tinta, memperbaiki kertas yang menggulung roll dan service mesin







7. Papan kertas untuk operasi manual (by pass feed table, manual feed table, by pass base). Berfungsi untuk operasi manual atau memasukkan kertas copy satu per satu

8. Baki kertas kaset (cassette). Papan kertas untuk mendapatkan penggandaan (salinan). Tiap baki memuat 250-500 lembar kertas dengan ukuran sendiri-sendiri, seperti : A4, A3, B4 dan B5




Mesin Foto Copy Besar
Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni :
1. Lembar kertas. Untuk menempatkan persediaan kertas copy

2. Papan dokumen otomatis. Untuk memasukkan dokumen/lembar asli secara otomatis, sangat bermanfaat untuk menggandakan lembar asli yang banyak

3. Papan penyortir (sorter). Untuk memisah-misahkan hasil penggandaan yang terdiri dari lembaran asli yang banyak dengan salinan yang banyak pula. Sorter ini terdiri atas 10 rak dan 20 rak

4. Papan kertas besar (large capacity). Untuk meletakkan kertas dalam jumlah banyak, dapat menampung sampai 1.000 lembar kertas dengan ukuran A4 dan B4




Pengoperasian Mesin Foto Copy
Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON

1. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah

2. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.

3. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki

4. Tekan tombol cetak (start)

5. Jika sudah selesai tekan tombol OFF

PENGGOLONGAN PERALATAN KANTOR

1. Berdasarkan sumber tenaga penggerak

a. Manual, peralatan kantor yang digerakkan dengan menggunakan tenaga otot manusia
b. Electric, peralatan yangg digerakkan dengan tenaga listrik arus kuat arus AC )
c. Electronic, perlatan kantor yang digerakkan tenaga listrik arus lemah/ baterai/
adaptor
2. Berdasarkan kelompok bidang pekerjaan perkantoran

a. Type writer ( Mesin tulis ), peralatan yang digunakan untuk membantu kegiatan
menulis dalam rangka membuat dokumen kantor, dan surat.
b. Duplicating machine ( Mesin Pengganda ), mesin kantor yang digunakan untuk
membantu menggandakan dokumen kantor.
c. Photo copying machine ( mesin foto copy ), mesin kantor yang digunakan untuk
menyalin/ mengkopi dokumen kantor dalam jumlah banyak.
d. Calculator ( mesin hitung ), mesin kantor yang digunakan untuk membantu
menghitung dalam melakukan pekerjaan penghitungan.
e. Cash Register ( Mesin pembukuan ), mesin kantor yang digunakan terkait dengan
kegiatan pembukuan penerimaan dan pengeluaran uang.
f. Computer ( Mesin pengolah data/ kata ), mesin kantor yang digunakan untuk
melakukan aktivitas mengolah kata ( word procesing ) dan mengolah data ( data
processing )
g. Communication machine ( mesin komunikasi ) , mesin kantor yang digunakan untuk
melakukan kegiatan komunikasi dalam kegiatan kantor.
h. Microfilming machine ( mesin untuk hembuat micro film ), mesin yang digunakan
membantu membuat micro film dalam kegiatan kearsipan, atau membuat dokumen.
i. Paper Shradder ( mesin penghancur dokumen ), mesin yang digunakan untuk
membantu menghancurkan dokumen terkait arsip yang tidak terpakai.
j. Perforator ( pelubang kertas ) , mesin yang digunakan untuk membantu melubangi
berkas yang akan disusun dalam snalhecter/ file punch/ brief ordner
k. Stappler ( Pengatup kawat jepit ), mesin yang digunakan untuk mengatupkan
kawat jepit ( stapplest ) ketika untuk menyatukan lembaran - lembaran dokumen
l. Remover/ Stappler remove, alat yang digunakan untuk membuka kawat jepit
( stapplest ) pada kumpulan berkas yang telah disatukan.
m. Mesin jilid ( binding machine ), mesin kantor yang digunakan untuk membantu
menjilid lembaran - lemabaran dokumen yang perlu dijilid.
n. Date due stamp ( cap tanggal ), perangkat keras yang digunakan untuk memberi
cap tanggal.
o. Paper cutter, perangkat kantor yang digunakan memotong kertas, membuka sampul
surat
p. Guletin, mesin yang digunakan untuk memotong kertas dalam jumlah banyak

DASAR PERTIMBANGAN PENGADAAN PERALATAN KANTOR

Efektivitas penyelesaian pekerjaan, yaitu ketepatan hasil hasil proses penyelesaian pekerjaan sesuai dengan tujuan yang diharapkan ( standart operating proccedure ) yang telah ditetapkan.

Tolok ukur hasil pekerjaan diukur dari berbagai segi yaitu terdiri dari :
1. Bentuk dokumen yang dikehendaki sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
2. Penyajian dokumen yang rapi, dan menarik
3. Ketepatan dalam menyelesaian pekerjaan sesuai dengan waktu sesuai dengan waktu

Efisiensi, yaitu dalam menyelesaikan dapat menghemat waktu,biaya, dan tenaga dalam menyelesaikan pekerjaan. Penghematan waktu dapat ditimbulkan dari penggunaan waktu yang relatif sedikit untuk menyelesaikan jumlah pekerjaan yang cukup banyak, dengan pengadaan alat dapat menekan biaya proses penyelesaian pekerjaan, dan mengurangi penggunaan tenaga ekstra dalam proses penyelesaian.

PERALATAN KANTOR

A. Pengertian

Peralatan kantor merupakan perangkat keras yang digunakan untuk membantu proses penyelesaian pekerjaan kantor yang menunjang aktvitas pencapaian tujuan kegiatan organisasi kerja terkait dengan tugas pokok organisasi kerja. Perangkat keras ini merupakan rangkaian komponen / unsur - unsur dalam peralatan kantor sehingga dapat menopang dalam membantu proses penyelesaian pekerjaan administrasi.

B. Fungsi Peralatan

Dalam penggunaan proses penyelesaian kegiatan administrasi kantor terkait dengan kegiatan - kegiatan sebagai berikut :

1. Membuat dokumen

2. Menggandakan dokumen

3. Mengolah data/ kata ( data processing/ word processing )

4. Berkomunikasi

5. Menyatukan dokumen

6. Menjilid dokumen

7. Memotong kertas

8. Dan sebagainya

Kesemua itu terkait dengan penciptaan efektif dan efisien dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.